Cada vez mais atualizados: arquivistas e bibliotecários

Por Janine Souza em 13 de maio de 2012 - Matéria Especial

Jornal Correio do Povo, Porto Alegre. Rio Grande do Sul, Brasil.

Fonte: http://www.correiodopovo.com.br/blogs/planodecarreira/?p=200

Arquivistas e bibliotecários aderem às novas tecnologias e renovam a profissão
Foi-se o tempo em que o arquivista era aquele profissional mergulhado em documentos empoeirados e que o bibliotecário era a senhora pedindo silêncio dentro da biblioteca. Quem acha que essas duas profissões estão em vias de desaparecer por conta da era digital, engana-se. Elas passaram por reformulações, com o advento das novas tecnologias, e estão superatualizadas. Ainda, geram boas oportunidades de emprego, principalmente em concursos públicos, que chegam a pagar mais de R$ 6 mil para ambos os cargos. Já na iniciativa privada, o salário médio fica aquém desse patamar, na faixa dos R$ 1,6 mil.

A bibliotecária e arquivista Isabela Siebra Alencar observa que as vagas para esses ramos estão concentradas em empresas de grande porte, como as universidades. “A diferença do serviço público para a iniciativa privada é que o primeiro já sabe do valor desses profissionais, já a segunda desperta aos poucos para a sua necessidade”, diz ela, que é assessora do Sindicato dos Bibliotecários do Rio de Janeiro.

Enquanto isso não acontece, as poucas empresas do ramo faturam alto. De acordo com a Associação Brasileira de Gestão de Documentos, em 2011, 70 organizações dedicadas a guardar documentos de outras companhias dividiram um faturamento de R$ 1,2 bilhão no país, 20% mais que em 2010. O grupo mantém 40 milhões de caixas de papelão de padrão arquivo lotadas de informações de diversos setores, como financeiro, hospitalar e jurídico.

A coordenadora do curso de Arquivologia da Ufrgs, Maria do Rocio Teixeira, diz que os cursos de Biblioteconomia e de Arquivologia estão vivendo um momento de redescoberta. “São profissões que gerenciam documentos e muitos municípios estão precisando deles, principalmente no interior do país”, revela a professora. No RS, além da Ufrgs, essas graduações são oferecidas na Universidade Federal do Rio Grande (Furg) e na UFSM (nesse caso, só tem Arquivologia).

A procura pelos cursos é baixa. No vestibular da Ufrgs de 2012, foram 3,57 candidatos por vaga na Arquivologia. Já na Biblioteconomia, foi menor ainda: 2,44 candidatos/vaga. No geral, os estudantes são recrutados quando ainda estão no meio do curso para estágio e, na maioria dos casos, efetivados ao término do contrato.

“Existe a procura por estagiários, mas não conseguimos dar conta de preencher as vagas. As instituições demandam pelos arquivistas e também aumentaram as suas remunerações, até para os estágios. Para o bacharel recém-formado, da mesma forma, temos cada vez mais oportunidades”, completa o coordenador do curso de Arquivologia da UFSM, Daniel Flores.

Além das bibliotecas

O bibliotecário tem hoje uma gama de possibilidades que vai além das unidades de informação, tornando-se requisitado no mercado

A arquivista Flávia diz que a profissão traz sempre novidades e revelações guardadas ao longo dos anos (Foto: Tarsila Pereira/CP)

No mercado de trabalho, a informação pode ser a arma do negócio. Nesse sentido, o aumento da competitividade fez com que o bibliotecário saísse das unidades de informação e de trás das mesas das bibliotecas e estendessem a sua área de atuação. “Empresas das mais diversas áreas o requisitam para buscar, reunir, organizar e facilitar o acesso à informação”, afirma Angélica Conceição Dias Miranda, presidente do Conselho Regional de Biblioteconomia da 10 Região (CRB 10) e coordenadora do curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande (Furg).

Para quem atua na área, outra vantagem é a falta de concorrência. No CRB 10, por exemplo, são apenas 1,2 mil profissionais associados. Com os horizontes ampliados, muitos bibliotecários estão sendo contratados para organizarem tratados, estudos, documentos digitalizados. “Muitos escritórios de advocacia contratam esses profissionais para organizarem a jurisprudência. Ou mesmo hospitais e instituições de ensino médico, que reúnem grande acervo de especialidades e procedimentos, contratam os bibliotecários para pôr essa documentação em ordem”, afirma a professora Samile Vanz, coordenadora do curso de Biblioteconomia da Ufrgs.

O advento das mídias digitais contribuiu para a transformação do trabalho do bibliotecário. “Profissionais de qualquer área precisam ter conhecimentos de informática e de mídias em geral, não sendo diferente na área de Arquivo e Biblioteconomia. É cada vez mais frequente o uso das modernas Tecnologia da Informação e Comunicação no tratamento, guarda, recuperação da informação”, destaca o professor de Arquivologia, Marcelo Marques.

A lei 4.084/62, que reconhece o bibliotecário como profissional, completou 50 anos em março. O primeiro curso de Biblioteconomia no país surgiu em 1911, com a criação da Biblioteca Nacional.

Nenhum dia igual

A rotina não é a mesma. E a cada dia surge uma novidade. Pelo menos é o que garante a arquivista Flávia Conrado, de 29 anos. Natural de Cruz Alta, Flávia se formou na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), passou em concurso público e hoje trabalha na Ufrgs, onde é diretora da Divisão de Documentação da instituição. “Sempre gostei de organização. Queria fazer Biblioteconomia, mas a UFSM não tinha o curso. Fui para a Arquivologia e me apaixonei pela profissão. Quem imagina que seja estática, sem alternativas e enfadonha, se engana. Aqui, um dia não é igual ao outro. Sempre surgem novidades e coisas interessantes”, garante ela.

A arquivista conta que a maior parte da documentação é guardada em ambiente higienizado. Mas que as pilhas de papel e a poeira ainda fazem parte do cotidiano. “Quando isso acontece, usamos jaleco, máscara e luvas, os equipamentos de proteção individual”, esclarece Flávia.

Na Ufrgs, os documentos vão para o Arquivo Geral. E as pesquisas a essas informações são sempre reveladoras. “Apesar de administrativa, nossa documentação tem o aspecto cultural do patrimônio, pois guarda a vida escolar de grandes nomes do RS, como ex-alunos do quilate de Leonel Brizola, Paixão Côrtes, Mário Totta, Frederico Westphalen, entre outros”, relata Flávia.

Caminhos do conhecimento

A Internet ajuda Michelângelo a aprimorar o seu trabalho (Foto: Mauro Schaefer/CP)

Para atuar com os livros, o bacharel em Biblioteconomia Michelângelo Viana, 37 anos, foi além dessa graduação. Coordenador de Sistemas da Biblioteca Central Irmão José Otão, da PUCRS, ele também tem formação em Análise de Sistemas e em Administração e ainda tem inglês fluente. “Sempre tive a preocupação em ter um nicho específico de trabalho, por isso busquei desenvolver conhecimentos de informática. Hoje, sou responsável pela integração da base de dados da biblioteca”, relata.

A Biblioteca Central Irmão José Otão é considerada uma das unidades com mais recursos tecnológicos do Estado. “Quando entrei aqui, tínhamos 50 computadores em uma sala, Atualmente, são 350 espalhados pelo prédio, que tem quatorze andares. E, desde 2005, as pessoas podem acessar a biblioteca pela Internet, fazendo de casa ou do trabalho a renovação do empréstimo, acessando o acervo digital e fazendo reservas, por exemplo”, enumera Viana.

A tecnologia é algo que está aparente no trabalho do bibliotecário. “Estou o tempo todo ligado em tudo o que acontece no que diz respeito às bibliotecas. Participo de simpósios e de encontros internacionais mundo afora para me manter atualizado. Procuro na Internet assuntos relacionados e vejo como podemos aplicar aqui essas novidades”, diz.

Para aumentar a riqueza de material disponível na biblioteca, Viana divulga um dos novos empreendimentos. “Estamos desenvolvendo um projeto que reúne todas as publicações dos professores da PUCRS, o que chamamos de Repositório Institucional. E também assinamos várias revistas e livros digitais”, comenta.

Sobre a profissão, Viana diz que faz falta a existência de um sindicato para a categoria. “Isso é uma coisa que precisa acontecer ainda. Mas o bibliotecário tem que ter na mente que a nossa principal função é fornecer os caminhos para que as pessoas possam acessar o conhecimento”, completa.

Reportagem: Nildo Jr – nildo@correiodopovo.com.br
Edição: Janine Souza – janinesouza@correiodopovo.com.br

Apresentação pública da Unidade Integrada de Gestão de Processos Documentais do Hospital de São João

No dia em que passam exactamente quatro anos desde a assinatura, em Faro, da Convenção Quadro do Conselho da Europa relativa ao Valor do Património Cultural para a Sociedade, e cerca de um ano depois da transposição dos seus preceitos para a Ordem Jurídica nacional, o Hospital São João vai contribuir para a materialização, em Portugal, deste desígnio europeu.

Enquanto segunda maior instituição de saúde do país e na sua condição de entidade de referência em múltiplas áreas do Sector da Saúde, o São João compilou um acervo e espólio documental ímpar e de valor inestimável a todos os títulos para a comunidade mundial.

Assim sendo, o Hospital São João decidiu criar a sua UIG PD (Unidade Integrada de Gestão de Processos Documentais) para garantir o cumprimento destes propósitos e vai assinalar esta sua iniciativa com a organização de uma sessão de apresentação pública que terá início às 10 horas do dia 27 de Outubro, na Aula Magna da FMUP.


Informação disponibilizada pela colega Dr.ª Fernanda Gonçalves e website do Hospital São João.

9.º Encontro Nacional de Arquivos Municipais - Évora - 14 de Novembro de 2008

A Secção de Arquivos Municipais da BAD - Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas - vai realizar, com o apoio da Câmara Municipal de Évora, o 9.º Encontro Nacional de Arquivos Municipais, subordinado ao tema "Novos Desafios da Gestão Documental", que decorrerá no próximo dia 14 de Novembro, no Auditório da Fundação Eugénio de Almeida.

Mais informações em www.apbad.pt.

Alfresco Iberia Roadshow Lisbon

No próximo dia 23 de Outubro de 2008, irá realizar-se o Alfresco Iberia Roadshow Lisbon.

O Alfresco é uma ferramenta de Entreprise Content Management. Apresenta-se como uma alternativa Open Source para gestão documental e de conteúdos.

Tendo em conta a sua versatilidade e flexibilidade, a solução Alfresco pode ser implementada em diferentes perspectivas: gestão de documentos, record management, gestão de conteúdos web, gestão colaborativa, gestão de conhecimento e imaging (digitalização) representando uma solução integrada para a gestão de informação em diferentes formatos.

Com esta iniciativa, a MULTICERT e a Alfresco pretendem partilhar conhecimento e trocar experiências junto dos membros da Comunidade, Clientes e Partners Certificados. Este evento é gratuito.

Mais informações e inscrições no website da Alfresco.


Informação disponibilizada pela colega Sofia Neto da MULTICERT.

Gestão documental chegou para ficar

Era uma promessa antiga que parece estar a confirmar-se. A gestão documental começa a ser uma prioridade para as empresas. E à muita procura responde-se com muita oferta!

O ano de 2008 tem sido de bons negócios para os fornecedores de soluções de gestão documental. O último trimestre do ano passado já revelava melhorias no investimento e a primeira metade deste ano confirmou as expectativas mais optimistas, mostrando que um número cada vez maior de empresas está sensível aos benefícios destas soluções que apoiam o arquivo, a digitalização e a gestão interna da informação recebida na organização.

[...]

«O facto de muitas empresas estarem a ter consciência da necessidade de implementar soluções de gestão documental e workflow e de o próprio Governo ter dado indicações claras no sentido da desmaterialização crescente do papel nos organismos públicos originou uma maior apetência do mercado para a implementação deste tipo de soluções», reconhece também Júlio Malheiro, director comercial da Partner Solutions. O mesmo responsável acaba ainda assim por reconhecer que dificuldades relacionadas como os cortes orçamentais na Administração Pública provocaram algum «efeito de contraciclo no processo».

[...]

Requisitos fundamentais numa solução de gestão documental:

- Eficiência - Consistência com as regras do negócio - Garantir o cumprimento de requisitos legais - Flexibilidade - Fiabilidade - Garantir o acesso fácil e a custos razoáveis à informação guardada - Robustez - Orientação para a produtividade - Capacidade de integração com outras plataformas - Fácil utilização - Segurança

Os nossos entrevistados acreditam que os investimentos em torno da gestão documental, em 2009, iram concentrar-se em:

- Data recognition - Integração com ERP e CRM - Motores de busca para ambientes empresariais - Soluções de digitalização - Arquivo digital - Records management - Automatização de processos de negócio - Gestão de conhecimento

Uma solução de gestão documental:

- Deve garantir a possibilidade de ser desenvolvida em função do estudo prévio de identificação de fluxos físicos de informação, e a correcta passagem dos mesmos para a informatização, aplicando neste processo o estudo de optimização de processos. - Deve garantir a possibilidade de implementação de funcionalidades que assegurem a efectiva desmaterialização de processos; validação legal dos documentos tramitados electronicamente e considerar a componente de gestão do arquivo digital no tempo, permitindo a gestão automática de arquivo corrente, intermédio e arquivo morto. - Deve ser realizado conjuntamente com a organização um plano de implementação da solução que agregue: plano de mobilização da organização para envolvimento; definição funcional da solução; concepção técnica; construção; plano de formação; plano de transição para utilização (áreas piloto); obtenção de indicadores de performance; comunicação de resultados do processo de implementação. (* Princípios partilhados pela Advantis)

Texto integral de Cristina A. Ferreira, na Semana Informática nº 898 de 3 a 9 de Outubro de 2008

Vivo - Projeto de Gestão Documental

A Vivo, uma das maiores prestadoras de serviços de telecomunicações móveis da América Latina, possui 31,3 milhões de clientes e uma enorme quantidade de documentos físicos e eletrônicos que precisam ser gerenciados.

Em 2004, a operadora Vivo, resultado de uma fusão entre a Telefônica Celular, braço da espanhola Telefónica Móbiles e da empresa de origem portuguesa, Portugal Telecom, incorporou a sua rede de atendimento disponibilizada por áreas no território nacional, mais 16 fornecedoras diferentes.Apos a fusão, e já sob a égide de uma nova empresa, havia uma série de procedimentos e apliances que deveriam ser executados para que a empresa passasse a operar com unidade. Isso se dava principalmente no segmento de gestão de documentos, já que cada uma das envolvidas seguia uma regra própria ou nenhuma regra específi ca sobre a questão.

Conforme conta Paulo Alencastro Júnior, gerente de infra-estrutura administrativa e responsável pela implantação do projeto de gestão documental. “Era um desafi o e tanto pois precisávamos organizar e posteriormente compartilhar informações entre localidades diferentes, geografi camente espalhadas e de culturas diferentes”, explica. Assim nascia o Projeto Alexandria com o objetivo de seguir um modelo centralizado de gestão documental. A partir de uma análise dos procedimentos, dos volumes de documentos empregados e dos arquivos tanto digitais quanto físicos, a gerência administrativa optou em buscar um parceiro que oferecesse de forma integral todas as soluções necessárias tanto para o desenho do projeto quanto para sua implementação e manutenção.

A OR Info, que atua desde 1994 no mercado de gestão documental, foi a escolhida pela Vivo para tratar e organizar sua documentação em todo o Brasil, utilizando o que há de mais moderno em ferramentas e tecnologias de gerenciamento de documentos e informações.A primeira meta do Projeto Alexandria era a unificação de atividades dos antigos fornecedores, que foi concluída em janeiro de 2007 com a migração do último fornecedor para o novo formato de trabalho estruturado pela Or Info.

Outra grande preocupação da prestadora de serviços de telefonia era agilizar a recuperação de suas informações. Para isso, a própria OR passou a digitalizar e disponibilizar on-line, a documentação da Vivo.“Para se ter uma idéia o acervo de documentos digitalizados e disponíveis para consulta imediata é de quase 50 milhões de imagens”, lembra Diego Martins, Diretor Comercial do setor de Telecom da Or Info.

Também o tempo de resposta das buscas diminuiu de 22 dias para apenas alguns segundos, após a implantação da nova metodologia.A terceira e mais delicada meta do projeto Alexandria era combater as fraudes de subscrição. Este problema inerente a todas as companhias operadoras de celular, gera grandes perdas financeiras para as empresas e afeta diretamente o consumidor, que acaba sendo prejudicado por ações fraudulentas.“O que acontecia muito é que ao roubarem documentos pessoais, estes fraudadores os usavam para compra de aparelhos e depois quando a companhia não os encontrava para pagamento de contas, o nome da pessoa que fora roubada é que ia parar nas entidades de proteção ao crédito”, explica Paulo Alencastro. “ Isso gerava á empresa muitas ações judiciais pois o nome do consumidor era usado indevidamente pela nossa companhia ocasionando transtornos de várias ordens”.

Além disso, a simples busca por guias e documentos de ordem fi scal, quando não encontrados também acabavam gerando despesas excepcionais à Vivo, por meio de multas. “ Isso era muito comum a princípio, no entanto com o processo de centralização e instalação de um worflow entre os vários departamentos, regulamentação de procedimentos internos também entre estes vários departamentos, este tipo de incidente deixou de existir”, assegura Paulo Alencastro.“ A OR Info destinou uma equipe de cerca de 300 pessoas que estão locadas internamente na Vivo que realizam desde 2004 não só o treinamento do pessoal interno como também fomenta as soluções diretamente no cliente. Isso possibilita a segurança que a Vivo requer, seja quanto a efetiva aplicação das etapas do projeto como também nos permite conhecer cada interface dos procedimentos, do modo de trabalhar deste cliente, aperfeiçoando nosso trabalho na prestação de serviços”, reforça Diego Martins.

Além dos documentos digitalizados, a Or administra aproximadamente 300 mil caixas de documentos físicos das mais diversas áreas da Vivo. Este grande volume de documentos é guardado pela Iron Mountain do Brasil, presente no mercado nacional desde 2001 e considerada uma das empresas mais confiáveis no mundo para guarda e proteção de documentos físicos.Apesar de já ter atingido suas metas iniciais, o Projeto Alexandria não tem um prazo para se encerrar. Conforme conta o consultor de infra-estrutura administrativa da Vivo, havia sim um prazo interno para que ele fosse colocado em prática, o que já aconteceu, entretanto devido a novas aquisições em recentes leilões da própria Anatel (Agência reguladora na área de telecomunicações), outras fornecedoras, de regiões onde a Vivo não atendia serão incorporadas à companhia.“O Projeto Alexandria trouxe muitos benefícios para nossa empresa, como agilidade no atendimento ao cliente e eliminação de perdas fi nanceiras decorrentes do extravio de documentos, transparência perante órgãos fi scalizadores como Receita Federal, Procon, Anatel, entre outros”, diz o responsável pelo projeto na Vivo.”

O projeto é um modelo de gestão documental no mercado, sendo de interesse até de outras empresas de telefonia do mercado, entretanto, ainda queremos aprimora-lo, utilizando novas tecnologias e perseguindo sempre a excelência em nossos processos”.“A implantação do projeto Alexandria aconteceu de forma gradual e contínua e exigiu muito planejamento para não afetar o dia-a-dia do cliente. As metas iniciais já foram atingidas e estão trazendo muito benefícios à Vivo e para OR Info que além da ampla experiência no setor fi nanceiro/bancário, já pode ser considerada especialista em gestão de documentos de companhias de telecomunicação”, finaliza Diego Martins.

Fonte: Latin America Document Management

Politécnico do Porto "elimina" documentos em papel

O Instituto Politécnico do Porto (IPP) iniciou hoje a implementação de um projecto que visa "eliminar" a circulação de documentos em papel na instituição.

"Através de uma inovadora solução de gestão documental e processual, qualquer carta, fax ou processo em papel será digitalizado e informatizado num programa que posteriormente poderá ser acedido por todos", disse à Lusa fonte da instituição. Segundo a fonte, o Politécnico do Porto é "a primeira instituição de Ensino Superior a adoptar este novo sistema, designado "SmartDocs".

Nesta primeira fase, o "SmartDocs" vai servir 110 trabalhadores dos serviços centrais, mas o objectivo é - segundo a fonte - alargar o projecto às restantes nove unidades orgânicas do IPP, abrangendo cerca de 1700 colaboradores e 15 mil alunos.

Todos os envolvidos vão receber formação para usufruir de todas as ferramentas desta nova plataforma de gestão documental.

A implementação desta solução, sublinhou a fonte, vai permitir que o Politécnico do Porto possa desmaterializar os processos actuais, agilizar os procedimentos e melhorar a capacidade de acompanhamento e controlo de documentos.

Fonte: Ciência Hoje

Libra 0.9.2

Libra é um software livre para facilitar a gestão de uma biblioteca pessoal. Permite ao utilizador gerir de forma eficaz todos os seus e-books, musicas, filmes ou jogos.
Pode registar na livraria os discos emprestados, preenchendo alguma informação sobre a pessoa a quem emprestou e a data.

Website do software Libra
Download do software Libra

Gestão documental ganha terreno no mercado português

Este tipo de aplicações começa a chegar a todo o tipo de organizações enquanto ferramentas de apoio à organização e tratamento de informação.

Ouvir o mercado sobre o tema da gestão documental é quase sem excepção recolher depoimentos optimistas que apontam para o interesse de um número cada vez maior de empresas nesta área, seja para realizar os seus primeiros investimentos, seja para aumentar o leque de funcionalidades que as soluções já contratadas têm para oferecer.

Não há sectores, nem dimensões rígidas quando se traça o perfil dos destinatários deste tipo de produtos. «Qualquer empresa ou organização onde as pessoas percam tempo a levantarem-se para ir buscar um papel» é potencial interessado neste tipo de ofertas, define João Penha Lopes, director-geral da CleverTime. «As próprias características intrínsecas a este tipo de soluções fazem delas soluções verdadeiramente transversais», acrescenta João Esteves Gonçalves, director de Tecnologias de Informação da Inforgeide. [...]

Um outro documento da Universidade de Berkeley, na Califórnia, revela que a quantidade de informação produzida entre 2000 e 2002 é equivalente em termos de bytes a toda a informação produzida desde a Pré-história até 1999, cita Miguel Pavão Nunes, pré-sales & implementation manager da Xerox. «Estes números são para as empresas simultaneamente uma enorme preocupação e uma tremenda oportunidade», sublinha o mesmo responsável.

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• Fonte: Semana Informática
• Texto de De Cristina A. Ferreira/ Casa dos Bits