Gestão documental chegou para ficar

Era uma promessa antiga que parece estar a confirmar-se. A gestão documental começa a ser uma prioridade para as empresas. E à muita procura responde-se com muita oferta!

O ano de 2008 tem sido de bons negócios para os fornecedores de soluções de gestão documental. O último trimestre do ano passado já revelava melhorias no investimento e a primeira metade deste ano confirmou as expectativas mais optimistas, mostrando que um número cada vez maior de empresas está sensível aos benefícios destas soluções que apoiam o arquivo, a digitalização e a gestão interna da informação recebida na organização.

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«O facto de muitas empresas estarem a ter consciência da necessidade de implementar soluções de gestão documental e workflow e de o próprio Governo ter dado indicações claras no sentido da desmaterialização crescente do papel nos organismos públicos originou uma maior apetência do mercado para a implementação deste tipo de soluções», reconhece também Júlio Malheiro, director comercial da Partner Solutions. O mesmo responsável acaba ainda assim por reconhecer que dificuldades relacionadas como os cortes orçamentais na Administração Pública provocaram algum «efeito de contraciclo no processo».

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Requisitos fundamentais numa solução de gestão documental:

- Eficiência - Consistência com as regras do negócio - Garantir o cumprimento de requisitos legais - Flexibilidade - Fiabilidade - Garantir o acesso fácil e a custos razoáveis à informação guardada - Robustez - Orientação para a produtividade - Capacidade de integração com outras plataformas - Fácil utilização - Segurança

Os nossos entrevistados acreditam que os investimentos em torno da gestão documental, em 2009, iram concentrar-se em:

- Data recognition - Integração com ERP e CRM - Motores de busca para ambientes empresariais - Soluções de digitalização - Arquivo digital - Records management - Automatização de processos de negócio - Gestão de conhecimento

Uma solução de gestão documental:

- Deve garantir a possibilidade de ser desenvolvida em função do estudo prévio de identificação de fluxos físicos de informação, e a correcta passagem dos mesmos para a informatização, aplicando neste processo o estudo de optimização de processos. - Deve garantir a possibilidade de implementação de funcionalidades que assegurem a efectiva desmaterialização de processos; validação legal dos documentos tramitados electronicamente e considerar a componente de gestão do arquivo digital no tempo, permitindo a gestão automática de arquivo corrente, intermédio e arquivo morto. - Deve ser realizado conjuntamente com a organização um plano de implementação da solução que agregue: plano de mobilização da organização para envolvimento; definição funcional da solução; concepção técnica; construção; plano de formação; plano de transição para utilização (áreas piloto); obtenção de indicadores de performance; comunicação de resultados do processo de implementação. (* Princípios partilhados pela Advantis)

Texto integral de Cristina A. Ferreira, na Semana Informática nº 898 de 3 a 9 de Outubro de 2008