Acabar com o papel? Talvez sim, mas não com a informação!

O problema

Como guardar de forma permanente os documentos físicos de uma organização?
Este requisito resulta de vários aspectos como a dimensão das organizações, a sua dispersão geográfica, os tempos de resposta exigidos pelo mercado e impostos pela concorrência, a redução dos custos de arquivo, a externalização de processos e a satisfação de imperativos legais como é o caso dos cheques e da circulação interbancária de imagem.

O desafio

Como arquivar os documentos num formato digital garantindo que estes não são destruídos ou alterados durante o processo de captura, e acima de tudo, assegurando o total acesso aos mesmos sem perda de informação no processo de classificação?É vulgar o processo de digitalização danificar os documentos originais devido aos meios mecânicos, ao aquecimento e à exposição à luz, assim como uma deficiente classificação de um documento impedir o acesso ao mesmo para o futuro (ex: um dígito é o suficiente para não encontrar o número de factura).

A solução

Potentes sistemas de captura, indexação, arquivo e consulta, suportados em processos, pessoas e tecnologias com capacidade de reconhecimento automático, classificação, validação, controlo de qualidade e verificação da informação importada para os sistemas ópticos.O acesso aos documentos deve ser assegurado pelas mais variadas tecnologias, incluindo tecnologias abertas, que permitam a consulta dos documentos e a integração com outros sistemas por interfaces várias como, APIs Windows, Web Services, .Net, RMI e Corba.

Um sistema de arquivo

Um sistema de arquivo óptico, independentemente da sua arquitectura, normalmente é composto pelos seguintes subsistemas funcionais:

- Captura

- Arquivo

- Consulta

Consulte o artigo completo em: Acabar com o papel? Talvez sim, mas não com a informação!